60 câu hỏi tự luận Nghị định số 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn luật lưu trữ

Tóm tắt Nghị định số 01/2013/NĐ-CP

1.  Nghị định này điều chỉnh về những nội dung nào?
   Trả lời:
   Nghị định này điều chỉnh về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ, và cấp thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
   Giải thích:
   Điều 1, Chương 1 của nghị định quy định rõ phạm vi điều chỉnh, bao gồm: (i) Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; (ii) Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của các ngành như công an, quốc phòng, ngoại giao và các ngành khác vào lưu trữ lịch sử; (iii) Các trường hợp đặc biệt liên quan đến cá nhân và thẩm quyền, thủ tục cấp và thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ​(01_2013_ND-CP_m_163185).
2.  Hồ sơ điện tử được định nghĩa như thế nào trong nghị định này?
   Trả lời:
   Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình giải quyết công việc.
   Giải thích:
   Điều 2, Khoản 1, Chương 1 của nghị định quy định rằng "Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân"​(01_2013_ND-CP_m_163185).
3.  Quá trình lập hồ sơ điện tử được hiểu là gì?
   Trả lời:
   Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin để liên kết các tài liệu điện tử thành hồ sơ điện tử.
   Giải thích:
   Điều 2, Khoản 2, Chương 1 quy định rõ: "Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử"​(01_2013_ND-CP_m_163185).
4.  Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử là gì?
   Trả lời:
   Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị dựa trên độ tin cậy, tính toàn vẹn, và tính xác thực của thông tin kể từ khi tài liệu được khởi tạo.
   Giải thích:
   Điều 3, Khoản 1, Chương 2 quy định rằng tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác, và phải đáp ứng các yêu cầu sau: (a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu; (b) Thông tin chứa trong tài liệu điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh​(01_2013_ND-CP_m_163185).
5.  Tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị như bản gốc trong điều kiện nào?
   Trả lời:
   Khi tài liệu lưu trữ điện tử đảm bảo tính toàn vẹn và có thể truy cập được dưới dạng hoàn chỉnh.
   Giải thích:
   Điều 3, Khoản 2, Chương 2 quy định rằng tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn và khả năng truy cập sẽ có giá trị như bản gốc​(01_2013_ND-CP_m_163185).
6.  Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ số hóa tài liệu phải tuân thủ yêu cầu gì?
   Trả lời:
   Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và không được hủy tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi số hóa.
   Giải thích:
   Điều 5, Khoản 1, Chương 2 nêu rõ rằng tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn về dữ liệu đầu vào, và cơ quan tổ chức cá nhân không được phép hủy tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi số hóa​(01_2013_ND-CP_m_163185).
7.  Chữ ký số của cơ quan tổ chức phải đáp ứng yêu cầu gì khi sử dụng cho tài liệu lưu trữ điện tử?
   Trả lời:
   Chữ ký số của cơ quan tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
   Giải thích:
   Điều 5, Khoản 3, Chương 2 quy định rằng các cơ quan tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa và chữ ký số này phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử​(01_2013_ND-CP_m_163185).
8.  Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng yêu cầu nào?
   Trả lời:
   Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất và phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
   Giải thích:
   Điều 6, Khoản 1, Chương 2 nêu rằng dữ liệu thông tin đầu vào phải được thống nhất, phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ, giúp quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và quản lý tài liệu được dễ dàng hơn​(01_2013_ND-CP_m_163185).